Na meer dan twee jaar corona, zijn we van lockdown naar open en weer terug gegaan. Hoewel we door corona de nodige uitdagingen kennen, hebben we heel wat kunnen oefenen met hybride werken. In deze reeks van drie blogs geef ik je graag praktische tips om succesvol hybride te werken. Achtereenvolgens komen a-synchroon werken, empathisch leiderschap en offline verbinding aan bod. In deze eerste blog starten we met het thema a-synchroon werken. Let’s dive in!
Wat versta jij onder hybride werken? Een combinatie van werken op kantoor en thuis? Kan, maar voor veel mensen is hybride werken breder dan dat. Flexibiliteit zowel in plaats en tijd komen naar boven. Het kan zo dus meer betekenen dan op kantoor en thuis werken. Wat het in ieder geval doet, is dat het voor nieuwe uitdagingen zorgt! Bijvoorbeeld hoe je je collega’s betrokken houdt, hoe je succesvol samenwerkt en gemakkelijk met elkaar communiceert. Er is dus geen ‘terug naar normaal’, maar vraagt om een nieuwe aanpak.
Faciliteer asynchroon werken
Ook voordat de pandemie er was, waren er bedrijven waarin (vaak een dag) thuiswerken de normaalste zaak van de wereld was. Voor vele bedrijven echter niet. Laat staan meerdere dagen per week. Of op een totaal andere locatie. Tijdens de verschillende lockdowns zijn mensen er achter gekomen dat thuiswerken, of een koffiebar, of in de tuin, of zelfs in het buitenland, zeker ook heerlijke voordelen met zich meebrengt. En dat zij ook na corona deze flexibiliteit in werkplek willen behouden.
Waar de pandemie ook voor velen voor zorgde was dat men ging kijken naar wanneer men het lekkerst werkte. Uit eigen beweging of niet, werd de werktijd meer gespreid over de dag. Een aantal collega’s begonnen ruim voor 9 uur, andere vonden het heerlijk om in de avond nog wat meters te maken.
Deze verruiming van tijd en plaats zorgt ervoor dat de traditionele ideeën van ‘op kantoor van 9 tot 5’ op de schop kunnen. Zo werken je mensen minder synchroon (in tijd en plaats) met elkaar, en steeds vaker a-synchroon. Niet alleen door de verschillende werkplekken of tijden, maar ook omdat medewerkers er voor kunnen kiezen om tijdens het werk even onbereikbaar te zijn. Onbereikbaar omdat zij zonder afleiding willen focussen op een belangrijke taak.
Goed beleid hebben op hybride werken geeft ondersteuning om dit a-synchroon werken mogelijk te maken. Dit betekent dus:
Tip #1 om succesvol hybride te werken: Faciliteer goede communicatie onderling
Doordat mensen elkaar minder vaak treffen, wordt (geschreven) communicatie belangrijker. Dit kan zich uiten in meer e-mails, maar ook meer video vergaderingen of het gebruik van samenwerk-software. Het staat wellicht haaks op het Agile Manifesto, maar de toename in documentatie zorgt er voor dat mensen juist beter gaan samenwerken en minder zoekende zijn. Handige tools hierbij zijn bijvoorbeeld Asana, Trello en Notion.
Tip #2 om succesvol hybride te werken: Faciliteer succesvol video vergaderen
Met meer tijd- en plaats onafhankelijk werken is het van belang om bepaalde richtlijnen expliciet te maken zodat het (samen)werken als succesvol wordt ervaren. Denk hierbij aan de volgende zaken: welke meetings zijn verplicht en/of worden wel/niet opgenomen? Vanaf welk deelnemersaantal staat iedereen standaard op mute en wanneer juist niet? Wat doen we met camera uit/aan? En welke bijeenkomsten kunnen ook per telefoon en/of email? Door deze kaders te expliciteren, voorkom je een hoop irritatie onderling. Pro tip: zet de standaard vergaderduur steeds 5 minuten korter, zo heeft iedereen nog een paar minuten ‘switch tijd’ (in je online agenda gemakkelijk bij de instellingen aan te passen).
Tip #3 om succesvol hybride te werken: Faciliteer focustijd
Video vermoeidheid; je hoort het veel tegenwoordig. Zorg ervoor dat medewerkers gefocust te werk kunnen gaan. Denk hierbij aan handige tools zoals Clockwise. Maar zorg er ook voor dat het gesprek over focustijd plaatsvindt met vragen zoals; hoe willen mensen energie bijtanken, en hoe ga je om met onbereikbaarheid?
Wat heeft bij jou gewerkt? Ik ben benieuwd naar jouw praktische tips om succesvol hybride te werken!